Faktura korygująca w KSeF jest podstawowym narzędziem korekt. I jedyny sposobem na poprawienie błędów w fakturach ustrukturyzowanych, które już zostały wysłane do systemu. Od momentu obowiązywania KSeF wszystkie korekty danych na fakturze muszą być realizowane przez fakturę korygującą. Oznacza to, że nie można anulować faktury po jej wysłaniu ,ani edytować jej. Faktura korekta w KSeF zastąpi też notę korygującą.

Czym różni się korekta w KSeF od tradycyjnej korekty?

Od momentu obowiązywania KSeF faktura korygująca musi spełnić wymogi systemowe. Mimo sformalizowanej postaci dokument korekty w KSeF zmniejsza ryzyko podatkowe, upraszcza rozliczenia VAT. Dla porównania:

TRADYCYJNA KOREKTA:

• forma papierowa lub pdf
• wystawiana w dowolnym systemie
• nie ma jednego, narzuconego formatu
• możliwa nota korygująca
• wskazuje numer i datę faktury pierwotnej
• data wystawienia ≠ data odbioru
• wymagana akceptacja /odbiór
• możliwość anulowania
• ryzyko zagubienia korekty

KOREKTA KSEF:

• forma ustrukturyzowana XML
• wystawiana tylko przez KSeF
• obowiązuje schemat FA
• nie ma opcji noty korygującej
• musi zawierać numer identyfikacyjny KSeF faktury pierwotnej
• momentem wystawienia i odbioru jest przyjęcie do KSeF
• automatyczny odbiór- nie można anulować
•  przechowywania w Centralna (KSeF)
• brak ryzyka zgubienia – dok. w KSeF

Jakie są rodzaje korekt w KSeF?

Wśród faktur korygujących w KSeF tak jak w formie tradycyjnej korygowane są dane formalne, np. adresowe, wartości i ilości towarów/ usług.

Rodzaje korekt:

• korekta ilościowa w KSeF: dotyczy zmiany ilości towarów lub usług. Zostaje wystawiona faktura korygująca w KSeF przez wpisanie różnicy ilościową dla odpowiednich pozycji.

• korekta wartościowa w KSeF: dotyczy zmiany ceny lub wartości (np. rabat, różnica cenowa). Zostaje wystawiona faktura korygującą z wartością różnicy netto/VAT w KSeF. System obsługuje to bez konieczności podawania danych “przed i po” (tylko różnica jest obowiązkowa).

• korekta formalna w KSeF dotyczy poprawy danych formalnych (np. nazwa nabywcy, błędny NIP, adres) – czyli bez wpływu na wartość VAT.

Zmiana danych wymaga faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę w KSEF.

Potrzebujesz poprawnie działających korekt w enova365 i w Systemie Symfonia? Zamów konfigurację w Dziale Wsparcia Technicznego DIGIT-AL

Krok po kroku: wystawienie faktury korygującej i wysyłka do KSeF

• wybierz fakturę, która ma być skorygowana,

• sprawdź, czy faktura została wysłana do KSeF i posiada numer KSeF,

• wybierz opcję „wystaw fakturę korygującą”. System ERP  automatycznie skopiuje dane z faktury pierwotnej i powiąże korektę z numerem KSeF faktury źródłowej,

• określ rodzaj korekty:

1. ilościowa -zmień ilość towaru/usługi, system ERP sam przeliczy: wartość, netto, VAT, brutto
2. wartościowa – zmień cenę, rabat lub wartość pozycji
3. formalna – popraw dane wymagające skorygowania

• uzupełnij obowiązkowe elementy korekty. Sprawdź, czy korekta zawiera: numer faktury pierwotnej, numer KSeF faktury pierwotnej, przyczynę korekty,

• zatwierdź fakturę korygującą w ERP,

•  zapisz dokument,

• zatwierdź (zaksięguj) korektę – ERP nada jej numer wewnętrzny,

• wyślij korektę do KSeF. W Systemie ERP wybierz:

– „wyślij do KSeF” lub „Eksport do KSeF”

– odbierz status z KSeF

Możliwe statusy: przyjęta – korekta poprawna, w trakcie przetwarzania, odrzucona – błąd (np. brak numeru KSeF faktury pierwotnej, błąd NIP).

• udostępnienie korekty nabywcy (nabywca automatycznie ma dostęp do korekty w KSeF)

 Data przyjęcia przez KSeF = data wystawienia faktury.

Najczęstsze błędy przy korektach w KSSeF i jak ich uniknąć.

Najczęstsze błędy przy korektach w KSeF:

• błędne powiązanie korekty z fakturą pierwotną

• wskazanie złego numeru KSeF faktury pierwotnej

• brak identyfikatora KSeF w korekcie

Aby uniknąć tych błędów należy:

• zawsze pobierać numer KSeF faktury pierwotnej bezpośrednio z systemu

• nie przepisywa numerów ręcznie – korzystaj z integracji/systemów FK

• sprawdź, czy korekta dotyczy dokładnie tej wersji faktury (jeśli były wcześniejsze korekty

FAQ:

Czy korekta w KSeF ma osobny numer?

Tak. Korekta w KSeF ma własny, odrębny numer. Każda faktura korygująca jest jako nowy dokument. Otrzymuje unikalny numer KSeF (identyfikator systemowy) i powinna mieć własny numer nadany przez wystawcę (np. „FK/1/03/2026”). Dodatkowo korekta musi zawierać odniesienie do faktury pierwotnej (jej numer oraz numer KSeF).

Czy trzeba anulować starą fakturę?

Nie. Nie anuluje się starej faktury po wystawieniu korekty w KSeF. Faktura pierwotna pozostaje w systemie i nie można jej usunąć ani anulować (jeśli została już wysłana do KSeF).

Kiedy jest możliwe anulowanie faktury?

Anulowanie faktury jest możliwe tylko poza KSeF i w bardzo ograniczonych sytuacjach. Fakturę można anulować własnej dokumentacji. tylko gdy nie została wprowadzona do obrotu (np. nie trafiła do KSeF ani do klienta).

Czego dotyczą korekty w KSeF?

Możliwe są 3 rodzaje korekt:

– ilościowa – zmiana ilości towaru/usługi, system ERP sam przelicza: wartość, netto, VAT, brutto

– wartościowa – zmiana ceny, rabat lub wartość pozycji

– formalna – zmiana danych adresowych, błędnego NIPu, nazwy nabywcy, daty wystawienia dokumentu lub sprzedaży