Krajowy System e-Faktur (KSeF) to prawdziwa rewolucja, która całkowicie zmienia sposób wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur w polskich firmach. Przedsiębiorcy  korzystający z systemów ERP – takich jak enova365 czy Symfonia – potrzebują systemu które sprawnie integruje się z KSeF. Odpowiedni model pozwala  zautomatyzować, usprawnić obieg dokumentów, ale również jest zgodny z najnowszymi przepisami Integratory KSeF stają się zatem kluczowym elementem w procesach sprzedaży i księgowości.   

W tym artykule porównujemy dostępne modele integracji KSeF z popularnymi systemami ERP oraz omawiamy dobre praktyki wdrożeniowe.

Na polskim rynku dostępnych jest wiele rozwiązań integrujących systemy ERP z KSeF. Skupimy się na dwóch popularnych systemach: enova365 i Symfonia. Oba systemy oferują usprawnienie w obsłudze efaktur, ale jednocześnie różnią się sposobem wdrożenia czy poziomem automatyzacji. W tym akapicie porównamy ich ofertę, jakie korzyści płyną z ich wdrożenia.

enova365

Umożliwia bezpośrednią obsługę KSeF w ramach programu, dzięki wbudowanym funkcjom i dedykowanym dodatkom. Wśród najważniejszych funkcji znajdują się:

• wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF prosto z systemu,
• odbieranie faktur kosztowych z KSeF i automatyczny import do ewidencji,
• zarządzanie tokenami i uprawnieniami KSeF,
• śledzenie statusów dokumentów (wysłana, przyjęta, odrzucona),
• integrację z modułem E-dokumenty oraz pulpitem użytkownika.

Symfonia

Automatyczna obsługa KSeF jest możliwa  dzięki dodatkowemu modułowi, które rozszerza standardowe funkcje programu. Główne funkcjonalności to:

• obsługa KSeF za pomocą dedykowanych modułów
• import i eksport faktur w formacie ustrukturyzowanym,
• przypisywanie dokumentów do kartotek kontrahentów,
• wsparcie dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów,
• integracja z Symfonia e-Dokumenty oraz modułami sprzedaży.

Trzy modele integracji KSeF

1. Bezpośrednia integracja z API KSeF (model optymalny)

W tym wariancie system ERP komunikuje się bezpośrednio z API Ministerstwa Finansów. Umożliwiając to pełną automatyzację wysyłki i odbioru faktur oraz bieżące śledzenie statusów dokumentów. Korzyści:

• Minimalizacja ryzyka błędów
• Skalarność
• Pełną automatyzację
• Synchronizacja statusów dokumentów

2. Integracja przez system pośredni

Pomiędzy ERP a KSeF działa dodatkowy moduł lub platforma integracyjna, pełniąca rolę pośrednika. Korzyści:

• umożliwia połączenie wielu systemów sprzedażowych w jednym miejscu,
• ułatwia skalowanie rozwiązania wraz z rosnącą liczbą dokumentów,
• pozwala na dodatkową walidację i archiwizację faktur

3. Ręczny import i eksport XML

Najprostsza forma integracji która pozwala na ręczny eksport  faktur z ERP do KSeF i odwrotnie. Korzyści:

• niskie koszty wdrożenia,
• ręczna kontrolowanie i weryfikacja każdej faktury przed wysyłką
• rozwiązanie przejściowe przed wdrożeniem pełnej automatyzacji

Mapowanie pól i synchronizacja statusów – klucz do stabilnej integracji

Najczęstsze problemy z wdrożeniem  KSeF  najczęściej wynikają z nieuporządkowanych danych w systemie ERP i braku synchronizacji statusów faktur.

Kluczowe znaczenie ma poprawne mapowanie danych, obejmujące:

• dane kontrahenta (NIP, adres),
• pozycje faktury i stawki VAT,
• numery referencyjne oraz daty.

Równie ważna jest synchronizacja statusów między KSeF a ERP, tak aby użytkownik widział, czy dokument został przyjęty, odrzucony lub oczekuje na przetworzenie.

FAQ

Czy potrzebuję nowej licencji ERP, aby korzystać z KSeF?
Nie zawsze. W enova365 i Symfonii obsługa KSeF zależy od wersji systemu oraz posiadanych modułów. Często wymagany jest dodatek lub aktualizacja licencji.

Jak wygląda import faktur z KSeF do systemu księgowego?
System pobiera faktury w formacie XML bezpośrednio z KSeF, następnie przypisuje je do kontrahentów i tworzy dokumenty księgowe lub buforowe – w zależności od konfiguracji

Podsumowanie

Integracja KSeF z enova365 i Symfonią pozwala firmom zautomatyzować obieg faktur, zredukować ryzyko błędów i przyspieszyć procesy księgowe. Wybór odpowiedniego modelu – pełna automatyzacja, system pośredni czy ręczny import – powinien odpowiadać wielkości firmy i liczbie dokumentów.

Dobrze wdrożone rozwiązanie nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale też oszczędza czas, redukuje koszty i zwiększa efektywność pracy działów finansowych i sprzedaży.

W Digit-al pomagamy firmom z Rzeszowa, Podkarpacia i całej Polski bezpiecznie i sprawnie wdrożyć Krajowy System e-Faktur. Skontaktuj się z nami i przygotuj swoją firmę na obowiązkowy KSeF bez stresu.