Fakturowanie w Polsce przechodzi prawdziwą rewolucję. KSeF czyli Krajowy System e-Faktur stanie się największym wyznawaniem księgowym ostatnich lat. Faktury papierowe przechodzą powoli do historii, a ich miejsce zastąpi jednolity, ustrukturyzowany format XML, który całkowici zmieni sposób wystawiania, odbierania i archiwizacji dokumentów.

Jeśli szukasz odpowiedzi na pytania: Co to jest KSeF, KSeF – co trzeba wiedzieć, KSeF od kiedy obowiązuje oraz dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Ten artykuł jest dla Ciebie. W prosty i przystępny sposób wyjaśnimy: Czym jest KSeF? Od kiedy i dla kogo wchodzi w życie obowiązek KSeF. Krok po kroku wyjaśnimy  jak przegotować firmę na nadchodzące zmiany. Podpowiemy  jakie narzędzia wdrożyć by uprościć obsługę faktur i przyspieszyć zwroty VAT.

Wprowadzenie: dlaczego powstał KSeF i co zmienia w fakturowaniu?

Ksef czyli Krajowy system e-Faktur to nowoczesna aplikacja opracowana przez Ministerstwo Finansów  służąca do wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. KSeF ma na celu uprościć proces obiegu dokumentów i ich przechowywanie, przyspiesza to pracę działów księgowych oraz podnoszenie bezpieczeństwa danych w firmie.  Wszystkie faktury trafiają bezpośredni do Ministerstwa Finansów gdzie są przechowywane i dostępne dla uprawnionych podmiotów.

Wraz z wejściem w życie KSeF wszystkie faktury będą musiały i być zgodna ze ściśle określonym schematem XML, czyli będą ustrukturyzowane. Dla podatników VAT oznacza to konieczność stosowania ściśle zdefiniowanego formatu oraz procedur przesyłania dokumentów.

Faktura ustrukturyzowana zawiera wszystkie elementy tradycyjnej faktury VAT oraz dodatkowo otrzymuje unikalny numer nadawany przez KSeF, który pozwala szybko zidentyfikować ją w systemie.

Kto i od kiedy?  zakres obowiązków podatników

Obowiązek korzystania z KSeF został potwierdzony ustawowo 27 sierpnia 2025 r., Oznacza to że KSeF od 2026 roku stanie się obowiązkiem dla wszystkich firm działających w Polsce. W praktyce będzie to oznaczało koniec wystawiania faktur w sposób tradycyjny- przedsiębiorcy będą musieli korzystać wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych przesyłanych przez KSeF. Harmonogram wdrożenia wygląda następująco:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże przedsiębiorstwa, czyli firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników VAT,
• od 1 stycznia 2027 r. – do systemu dołączą również tzw. przedsiębiorcy „wykluczeni cyfrowo”, realizujący transakcje nieprzekraczające 10 tys. zł miesięcznie.

Skutki dla procesów księgowych i sprzedażowych

Wdrożenie KSeF będzie miało pozytywny wpływ na wiele aspektów firmy oraz całkowicie usprawni prace firm z fakturami.

• Faktury wyłącznie ustrukturyzowane. Dokumenty będą wysyłane wyłącznie w formacie XML co wyeliminuje całkowicie konieczność  drukowania papierowych faktur, zmniejsza to koszty przechowywania dokumentów.
• Jedno miejsce do przechowywania faktur dla wszystkich przedsiębiorców. Dzięki takiemu centralnemu repozytorium firmy nie mają potrzeby prowadzenia swojego archiwum, co przyczynia się do niższych kosztów i oszczędności czasu.
• Sprawny obieg dokumentów między firmami. Faktura trafią od razu do Krajowego Systemu eFaktur, skąd pobierana jest przez odbiorcę. Eliminuje to opóźnienia i problem z zaniżonymi fakturami.
• Nowe wymagania dla programów Księgowych. Programy księgowe i handlowe muszą być dostosowanie do nowych wymogów ministerstwa. Wymusza to na przedsiębiorcach aktualizacji lub nawet zakupu nowego oprogramowania.
• KSeF zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Faktury są przechowywane w centralnym archiwum, do którego mają dostęp tylko uprawnieni użytkownicy.

Checklist: co przygotować przed wdrożeniem?

Wdrożenie w firmie KSeF wymaga konkretnego przemyślanego planu działania. Należy  nie tylko zadbać o stronę techniczną ale również zadbać o odpowiednie uwapnienia dla pracowników i procesy wewnętrzne. Poniżej znajduje się checklist wdrożenia KSeF:

• Audyt systemów ERP i dokumentów elektronicznych. Należy zweryfikować czy system który firma posada obsługuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML oraz integruje się KSeF.

• Zapewnienie dostępu do systemu. Konieczne jest przegotowanie narzędzi do obsługi KSeF takich jak profil zaufany czy podpis kwalifikowany.

• Określenie procedur obiegu faktur. Należy określić zasady obiegu faktur w firmie oraz nadać odpowiednie uprawnienia osobom odpowiedzialnym za wystawianie i pobieranie faktur z KSeF. Jasne procedury pomogą w obiegu dokumentów w firmie

• Przeprowadzenie testów. Zalecane jest skorzystanie ze środowiska testowego KSeF w celu sprawdzenia poprawności działania systemu przed  obowiązkowym stosowaniem.

• Konsultacja z księgowością i działem IT. Warto wspólnie zaplanować proces wdrożenia, aktualizację systemów oraz szkolenia pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.

• Procedury bezpieczeństwa i uprawnień. Warto wdrożyć zasady zarządzania dostępami do systemu  i ochrony danych, które ograniczą ryzyko nieuprawnionego dostępu i zapewnią zgodność z obowiązującymi przepisami.

Rola dostawcy IT-kiedy warto skorzystać z usług specjalisty

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie to znacznie więcej niż zwykłą aktualizacja oprogramowania. To złożony proces wymagający wiedzy i doświadczenia. Dlatego warto przy wdrążaniu KSeF zaufać doświadczonemu dostawcy IT. Wiedza i doświadczenie specjalistów z działu wdrożeń przyspieszyć cały proces dostosowania firmy do nowych wymagań oraz ograniczyć ryzyko błędów.

Wsparcie dostawcy IT jest szczególnie wskazane w sytuacjach:

• Obecna oprogramowanie nie obsługuje KSeF i wymaga integracji lub wdrożenia dodatkowego modułu
• Pracownicy fiemy nie posiadają doświadczenia w integracjach systemowych i w obsłudze e-faktur.
• Firma generuje dużą ilość faktur lub ma skomplikowane procesy sprzedażowe

FAQ

Czy KSeF natychmiast likwiduje faktury papierowe?
KSeF nie likwiduje od razu faktur papierowych, choć od 2026 roku większość przedsiębiorców będzie zobowiązana do korzystania z e-faktur w formacie XML

Czy małe biuro rachunkowe też musi wdrożyć KSeF od razu?
Obowiązek wdrożenia KSeF w pierwszej kolejności dotyczy dużych podatników. Małe biura rachunkowe i mniejsze firmy mają czas na wdrożenie do kwietnia 2026 roku, ale warto przygotować się wcześniej.

Jakie dokumenty i dane są najważniejsze w przygotowaniu?
Kluczowe dane do przygotowania to informacje o firmie i kontrahentach, szablony faktur oraz dokumentacja księgowa, a także weryfikacja procesów fakturowania i archiwizacji, aby mogły zostać poprawnie zintegrowane z KSeF.

Sprawdź zgodność swojego systemu Symfonia z KSeF i przygotuj firmę na rewolucję w e-fakturowania firmą digit-al. Skorzystaj z naszego audytu, a nasi eksperci pomogą Ci w integracji, konfiguracji oraz wdrożeniu procedur – szybko, bezpiecznie i zgodnie z przepisami. Wypełnij formularz kontaktowy– oddzwonimy