Dlaczego e-commerce wymaga automatyzacji w KSeF?

Przy ogromnej ilości faktur wystawianej przez sklepy internetowe, realizacja zamówień 24/7, ręczne wystawianie i pobieranie dokumentów znacznie utrudniałoby obsługę procesów. Automatyzacja KSeF ecommerce przy pomocy rozwiązania Symfonia KSeF Plus pozwala na spójność realizacji zamówień, wysyłek i rozliczeń w powiązanych ze sklepem internetowym i produktami: Symfonia ERP, Symfonia Handel, Symfonia Finanse i Księgowość. Obsługa dokumentów na platformie sprzedażowej w ramach Symfonia KSeF Plus pozwala zredukować opóźnienia, problemy z dostarczeniem faktur i generowanie duplikatów w przypadku zagubienia faktury. W przypadku obsługi zwrotów w ecommerce KSeF przyspieszy skorygowanie faktury. Rozwój sklepu internetowego oznacza jednocześnie wzrost ilości faktur i konieczność ich obsługi przez większą ilość pracowników.  Automatyzacja obsługi dokumentów sprzedaży i integracja sklepu internetowego z KSeF pozwoli ograniczyć koszty firmy z tym związane.

Jak działa typowy przepływ danych:

1. Sklep internetowy

– klient składa zamówienie (online lub w kasie)

– system sklepu zapisuje: dane klienta, pozycje towarowe/usługowe, ceny, sposób płatności i wystawia dokument sprzedaży.

2. System Symfonia ERP

– pobiera dane ze sklepu i tworzy fakturę sprzedaży zgodną z wymogami KSeF wg struktury FA (2) (XML). Powstaje faktura ustrukturyzowana

3. Integracja System ERP- KSeF

– system ERP podpisuje fakturę (token / certyfikat / pieczęć) i wysyła XML do KSeF przez Symfonia KSeF Plus

–  KSeF sprawdza strukturę i dane dokumentu, nadaje numer KSeF i datę przyjęcia, która jest data wystawienia

4. Odpowiedź z KSeF – ERP – sklep

– KSEF nadaje status e-faktury: przyjęta / odrzucona (z błędami), numer KSeF, UPO

– system ERP Symfonia Handel, Finanse i Księgowość ERP zapisuje numer KSeF w fakturze, aktualizuje status dokumentu, w razie błędu poprawka i ponowne wysłanie

System Symfonia przekazuje do sklepu: numer faktury numer KSeF link / PDF (jeśli generowany)

5. Klient końcowy otrzymuje: informację o wystawieniu faktury, PDF (opcjonalnie).

Oficjalnym dokumentem jest faktura w KSeF.

Kluczowe zasady:

Sklep internetowy nie wysyła faktur bezpośrednio do KSeF

1. System ERP odpowiada za: numerację, zgodność z przepisami, archiwizację
2. Data przyjęcia w KSeF = data wystawienia
3. PDF jest tylko wizualizacją

Najczęstsze błędy w integracji e-commerce z KSeF

– generowanie faktury w PDF, następnie „przepisywanie” jej do XML. PDF jedynie wizualizacją, XML jest głównym źródłem danych.

– błędna lub niepełna struktura FA (2): brak wymaganych pól, złe typy danych

– ignorowanie korekt i faktur anulujących

– brak procedury na niedostępność i awarie systemu KSeF

– złe zarządzanie uprawnieniami i tokenami:

– brak informacji dla klienta – „faktura dostępna w KSeF”

W celu uniknięcia błędów w bieżącej obsłudze integracji Systemu Symfonia, e-commerce i KSeF zalecamy kontakt z naszym Działem Wsparcia IT DIGIT-AL

Przykładowa architektura integracji platformy e-commerce z KSeF

• Klient: złożenie zamówienia w sklepie internetowym
• Sklep internetowy: realizacja zamówień, dane klienta, wystawienie faktury, płatność, wysyłka towaru, wizualizacja faktury „wystawiona w KSeF”
• System ERP: generowanie faktury w strukturze FA (2) (XML), wersjonowanie schemy, podpis / autoryzacja, przechowywanie identyfikatorów KSeF
• Integracja z KSeF przez Symfonia KSEF Plus: wysyłanie faktury, pobranie statusu faktury, pobranie faktury. Operacje autoryzowane przy użyciu: tokena KSeF, certyfikatu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej
• KSEF: przyjęcie faktury, nadanie numeru KSeF
• System księgowy ERP (Symfonia, enova365): zaksięgowanie faktury, rozrachunki, korekty, raporty JPK

W DIGIT-AL specjalizujemy się w projektowaniu i wdrażaniu indywidualnych integracji systemowych, które automatyzują procesy sprzedażowe, księgowe i fakturowe. Łączymy systemy ERP Symfonia, ze sklepami internetowymi oraz platforma KSeF, tworząc spójne i bezpieczne środowisko IT.

W celu uzyskania indywidualnej oferty zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Rozwiązań Indywidualnych: ra*****@di******.pl

FAQ

Czy da się obsłużyć dużą liczbę zamówień w sklepie internetowym w połączeniu z KSeF?
Można obsłużyć dużą liczbę zamówień w sklepie internetowym przy
obowiązku korzystania z KSeF. Wymaga to odpowiedniej automatyzacji i poprawnej
integracji systemów e-commerce oraz systemów księgowych. W tym celu oferowane
są integratory API łączące sklep z systemami księgowymi, Symfonia
Finanse i Księgowość, Symfonia Handel, enova365 lub bezpośrednio z KSeF.

Jak obsłużyć korekty i zwroty w sklepie internetowym w kontekście KSEF?
Do sprawnej obsługi korekt w e-commerce niezbędna jest automatyzacja procesów i integracja sklepu z systemem fakturowania /Symfonia Handel ERP, enova365 Handel / KSeF

Sprzedawca wystawia fakturę korygującą w XML i wysyła ją do KSeF (tak samo jak fakturę pierwotną). Korekta otrzymuje własny numer KSeF. Nie jest potrzebne potwierdzenia odbioru od klienta. Istotne jest, żeby korekta była powiązana z numerem faktury pierwotnej.