Jak wystawić i zarejestrować fakturę w KSeF – instrukcja (Aplikacja Podatnika i integracje ERP)

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstw Finansów służąca do wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. System ma na celu wprowadzenie jednolitej faktury w formacie XML, które w przyszłości całkowicie zastąpią papierowe faktur. Wprowadzenie KSeF ma za zadanie usprawnić procesy fakturowania, księgowania i archiwizacji. Pozwoli również zaoszczędzić czas i zmniejszy ryzyko błędów.

Z dniem 1.04. 2026 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkiem dla przedsiębiorców w Polce. Dlatego warto zaplanować i przeprowadzić wdrożenie systemu w firmie.

W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku:

• czym jest faktura ustrukturyzowana,
• jak wysłać fakturę elektroniczną przez KSeF,
• jak sprawdzić status faktury,
• oraz jakie są opcje korzystania z KSeF – Aplikacja Podatnika i integracji ERP.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym w formacie XML, zgodnym ze schematem FA(2) udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Tylko takie dokument może zostać zarejestrowany i pozytywnie przyjęty do KSeF.

Najważniejsze cechy faktury ustrukturyzowanej:

• Plik XML generowany według określonego schematu
• Zawiera numer identyfikujący nadany przez KSeF,
• Data  wystawienia to data wysłania faktury do KSeF,
• Posiada wszystkie wymagane prawnie pola.

Obowiązkowe pola faktury:

• Dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa, adres),
• Data wystawienia i data sprzedaży,
• Numer faktury (nr nadawany przez system ERP),
• Pozycje faktury (nazwa, ilość, cena, stawka VAT),
• Kwoty netto, VAT i brutto,
• Forma płatności.

Metody wysyłki faktury do KSeF

Istnieją dwa główne sposoby wysyłki faktury ustrukturyzowanej do KSeF poprzez aplikację podatkową lub przez API automatyczną wysyłkę z Systemu Handlowego

KSeF – Aplikacja Podatnika

To bezpłatna aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Przeznaczona jest dla mikro przedsiębiorstw wystawiających kilka faktów w miesiącu

Najważniejsze funkcje:

• Ręczne wprowadzanie faktur w formacie XML,
• Podgląd statusu wysłanej faktury,
• Monitorowanie błędów i ponowna wysyłka.

Wysyłka automatyczna przez API z systemu ERP

Systemy ERP, dają możliwość automatycznej wysyłki faktur elektronicznych przez KSeF API bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego lub handlowych.

Najważniejsze funkcje:

• Automatyczne nadawanie numeru KSeF
• Eliminacja ręcznego wprowadzania faktur,
• Możliwość wysyłka zbiorczo dużej liczby faktur
• Pełna integracja z systemami finansowo-księgowego oraz handlowych

Symfonia stworzyła integrator Symfonia KSeF Plus umożliwiający bezpieczne wystawianie, wysyłanie faktur ustrukturyzowanych. Dodatek zapewnia pełną integrację z takimi systemami takimi jak Symfonia Handel Finanse i Księgowość, eBiuro oraz e-dokumenty. Umożliwia również współpracę  z innym oprogramowaniem różnych producentów.

Krok po kroku: od faktury w Symfonii z dodatkiem KSeF Plus do rejestracji w KSeF

Symfonia Ksef Plus umożliwia automatyczną obsługę Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio z systemu Symfonia, bez konieczności ręcznego logowania się do portalu Ministerstwa Finansów.

Krok 1. Wystawienie faktury w systemie Symfonia

Faktura wystawiana jest w systemie Symfonia gdzie należy sprawdzić poprawność wszystkich danych: Nazwa kontrahenta, NIP, zastosowanie odpowiednich stawek VAT, zgodność danych z wymogami KSeF

Krok 2. Generowanie faktury Ustrukturyzowanej

Integrator Symfonia KSeF Plus przekształca wystawioną fakturę w schematu faktury ustrukturyzowanej XML FA_VAT. Osoba obsługująca program nie musi ręcznie generować pliku XML.

Krok 3: Wysyłka faktury do KSeF z Symfonii

Wysyłka faktury odbywa z systemu Symfonia, możliwa jest na dwa sposoby automatyczna lub ręcznie w zależności od konfiguracji.

Krok 4: Walidacja i rejestracja faktury w KSeF

KSeF sprawdza kompletność danych, poprawność struktury XML, zgodność VAT wartość netto, brutto. Pop pozytywnej walidacji faktura jest rejestrowana w KSeF, a następnie  zostaje nadany nr identyfikujący, który jest automatycznie zapisany w Programie Symfonia.

Krok 5: Status „przyjęta”

Faktura ze statusem „Przyjęty” jest uznawana za prawidłowo wystawioną. Status i nr identyfikacyjny jest widoczny w systemie Symfonia.

Symfonia Ksef Plus umożliwia automatyczną obsługę Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio z systemu Symfonia, bez konieczności ręcznego logowania się do portalu Ministerstwa Finansów.

Krok 1. Wystawienie faktury w systemie Symfonia

Faktura wystawiana jest w systemie Symfonia gdzie należy sprawdzić poprawność wszystkich danych: Nazwa kontrahenta, NIP, zastosowanie odpowiednich stawek VAT, zgodność danych z wymogami KSeF

Krok 2. Generowanie faktury Ustrukturyzowanej

Integrator Symfonia KSeF Plus przekształca wystawioną fakturę w schematu faktury ustrukturyzowanej XML FA_VAT. Osoba obsługująca program nie musi ręcznie generować pliku XML.

Krok 3: Wysyłka faktury do KSeF z Symfonii

Wysyłka faktury odbywa z systemu Symfonia, możliwa jest na dwa sposoby automatyczna lub ręcznie w zależności od konfiguracji.

Krok 4: Walidacja i rejestracja faktury w KSeF

KSeF sprawdza kompletność danych, poprawność struktury XML, zgodność VAT wartość netto, brutto. Pop pozytywnej walidacji faktura jest rejestrowana w KSeF, a następnie  zostaje nadany nr identyfikujący, który jest automatycznie zapisany w Programie Symfonia.

Krok 5: Status „przyjęta”

Faktura ze statusem „Przyjęty” jest uznawana za prawidłowo wystawioną. Status i nr identyfikacyjny jest widoczny w systemie Symfonia.

Obsługa błędów i retry – typowe komunikaty i ich naprawa

Podczas wysyłki faktury do KSeF mogą pojawić się różnego rodzaju błędy oto kilka z nich:

• Błędny XML – nawet drobny błąd powoduje odrzucenie przez KSeF
• Brak uprawnień – brak uprawnień przez użytkownika powoduję że faktura nie zostanie przyjęta do KSeF
• Opóźnienie wysyłki – faktury wystawione offline muszą trafić do KSeF w ciągu 24 godzin
• Złe dane kontrahenta- nieprawidłowy NIP lub nazwa firmy mogą powodować problemy przyjęciem fasktury przez KSeF
• Brak kodu QR – wizualizacja faktury (PDF/papier) powinna zawierać kod QR umożliwiający jej weryfikację w KSeF.
• Nieaktualny system – system musi być zaktualizowany do wersji umożliwiającej obsługę KSeF

System Symfonia pozwala szybko poprawić dane na fakturze, ponownie wysłać dokument do KSeF oraz zapisać komunikat błędu tak aby dział IT mógł go przeanalizować.

Monitorowanie statusu i raporty w Symfonii

Po wysłaniu faktury do KSeF System Symfonia daje możliwość monitorowanie jej statusu poprzez automatyczne pobieranie danych z KSeF. Do faktury zostaje przypisany Nr identyfikacyjny. W przypadku faktur odrzuconych system pozawala na szybką identyfikację i poprawę błędu oraz ponowną wysyłkę poprawniej faktury do KSeF. Integrator Symfonia KSeF Plus pozwala na pełną kontrolę działu księgowości nad procesami fakturowania.

Podsumowanie

Krajowy System eFaktur całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce, to prawdziwa rewolucja dla wszystkich przedsiębiorców w naszym kraju. Zmiana tak to nie tylko obowiązek od tego roku ale także szansa na zmniejszenie ilości błędów i czy oszczędność czasu ale automatyzacja procesów księgowych.

Dzięki integracjom ERP, takim jak Symfonia KSeF Plus, wysyłka faktur elektronicznych jest automatyczna, prosta, szybka, a przede wszystkim  bezpieczna.

Firma digit-al pomaga firmom z Rzeszowa, Podkarpacia i całej Polski bezpiecznie i sprawnie wdrożyć Krajowy System e-Faktur. Skontaktuj się z nami i przygotuj swoją firmę na obowiązkowy KSeF bez stresu.

FAQ

Czy odbiorca musi mieć konto w KSeF?
Nie, faktura zostaje doręczona w momencie przyjęcia przez KSeF.

Co robić, gdy pojawi się błąd przy wysyłce faktury?
Sprawdź komunikat o błędzie, popraw dane (np. NIP, stawka VAT) i wyślij ponownie.

Jak przechowywać numer nadany przez KSeF?
Numer jest zapisany w systemie ERP przy fakturze – nie trzeba dodatkowo archiwizować dokumentów.