case study

Wdrożenie ERP enova365 w firmiez branży reklamowejj #2

O kliencie

Firma powstała w 1990 roku jako CorreStudio i zajmowała się DTP, designem i drukiem, a w 2016 roku została przekształcona w Lentimax i cały czas pozostaje firmą rodzinną. Od 2006 roku firma zajmuje się drukami soczewkowymi.
Nazwa Lentimax pochodzi od wydruków lentikularnych, w których firma się specjalizuje. Jest to specjalna technika druku, która umożliwia uzyskanie obrazów zmieniających swój wygląd w zależności od kąta patrzenia lub pod wpływem ruchu – efekt trójwymiarowości.
Obecnie działalność skupia się na druku wielkoformatowym, który jest najbardziej zaawansowaną umiejętnością w biznesie soczewkowym. Zakład produkcyjny jest w pełni wyposażony w precyzyjne maszyny do laminowania, cięcia, wykańczania.
Wykorzystanie najnowszych technologii cyfrowych pozwala produkować szeroką gamę plakatów soczewkowych dla klientów na całym świecie – różnych rozmiarów, z przeznaczeniem do celów zewnętrznych i wewnętrznych. Poza plakatami w ofercie znajdują się standy, ścianki modułowe oraz elementy ekspozycyjne na specjalne zamówienia.

Wyzwanie

W 2022 r. roku firma Lentimax zgłosiła się do XLE sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera Soneta, z zapytaniem o opcje wdrożenia nowego systemu informatycznego, który uwzględniłby procesy sprzedażowe w połączeniu z oprogramowaniem zewnętrznym, z którego firma już wcześniej korzystała, tj.:
Symfonia do księgowości,
Infakt – do dokumentacji sprzedaży eksportowej i krajowej,
ClickUp – do zarządzania zadaniami.
Po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej ustalono, że najważniejszym zadaniem w ramach usprawnienia procesów obszaru handlowego będzie automatyzacja czynności z jednoczesną integracją z programem wspierającym sprzedaż “ClickUp”.

Rozwiązanie

Zaproponowane i przyjęte rozwiązania to wdrożenie modułu Handel i magazyn w wersji złotej wraz z zastosowaniem dodatków. Z modułu korzysta 5 operatorów w wersji multi (przeglądarkowej).

Zastosowane moduły enova365

Moduły podstawowe

Handel

Moduł enova365 Handel zapewnia obsługę firmy Lentimax w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów:

sprzedaży: faktura proforma (na podstawie dokumentu Zamówienie od odbiorcy), faktura zaliczkowa, faktura końcowa, korekta generowana ręcznie z faktury sprzedaży – gdzie faktury są ustawione w relacji i są przypisane do projektu;
Zamówienie od odbiorcy – po złożeniu zamówienia dane są wprowadzane do ERP enova 365 – Zamówienie od odbiorcy (wskazane dane w formularzu przez Klienta) i gdy zyskują status “zatwierdzone” przechodzą do CRM ClickUp (przez API platformy) jako task – rozwiązanie dodatkowe wprowadzone przez XLE;
zakupu – faktura zakupu przypisana do projektu; może być generowana na podstawie Zamówienia do dostawcy; do faktury zakupu domyślnie nie mają generować się dokumenty PZ lecz jest możliwość wygenerowania z ręcznie wprowadzonych dokumentów PZ Faktury zakupu;
Zamówienie do dostawcy;
obsługi magazynu – dla 2 magazynów, w 2 lokalizacjach; z dokumentem Wydanie magazynowe, bez wywołania skutku magazynowego.
Dokumenty sprzedaży mają opcje wydruku w dwóch wersjach językowych – angielskiej lub polskiej i jest możliwość edycji faktur w polach: cena, rabat, stawka VAT, opis pozycji, opis dokumentu. Ponadto faktura wystawiana jest w walucie kontrahenta.
Zostały dodane kusy walut na potrzebę użycia w dokumentach handlowych, a dzięki zakupionemu modułowi dodatkowemu Harmonogram zadań, kursy zaciągane są automatycznie.

Ewidencje Środków Pieniężnych

System umożliwia eksport przelewów wygenerowanych na podstawie faktur zakupu do banku. Zgodnie ze wskazaniem firmy Lentimax, wyciągi bankowe nie są zaciągane do systemu ERP, a Operator ma możliwość oznaczenia, która faktura została zapłacona.
Jako że firma Lentimax prowadziła dokumentację sprzedażową w odrębnym programie Infakt, przeprowadzono import dokumentów z programu Infakt do Ewidencji dokumentów w enova365 w celu kontroli rozliczeń należności i zobowiązań według wskazanych pól.
Z drugiej strony księgowość prowadzona jest przez zewnętrzne biuro rachunkowe również w odrębnym programie – Symfonia, wprowadzona została możliwość eksportu dokumentów zakupu i sprzedaży do tego programu.

Moduły dodatkowe

Harmonogram zadań

Moduł dodatkowy enova365 Harmonogram zadań to element, dzięki któremu akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia automatycznie w systemie. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją wskazane zadania do realizacji. Wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane. W firmie Lentimax moduł ten został wprowadzony w celu automatycznego zaciągania kursów walut na potrzebę użycia w dokumentach handlowych.

Specjalne rozwiązania

W programie enova365 na potrzebę firmy Lentimax został utworzony zespół XLE autorski dodatek dotyczący rejestracji zamówienia i przesyłania danych do zewnętrznego programu ClickUp. Wtyczka tworzy zamówienie w formie katalogu, w którym znajduje się lista z taskami czyli pozycjami zamówienia. Przy zatwierdzaniu dokumentu Dodatek umieszcza w polu cechy informację o nazwie zamówienia w takiej samej formie, w jakiej została wysłana do API platformy ClickUp (nazwa katalogu). Do zakończenia procesu realizacji zamówienia katalog odpowiadający zamówieniu jest przenoszony są ręcznie do archiwum w ClickUp. Został również dodany przycisk otwierający przeglądarkę z adresem katalogu odpowiadającemu zamówieniu.

Korzyści

Pracownicy i zarząd firmy Lentimax korzystają z systemu od ponad pół roku i odnotowują następujące korzyści:
sprawniejsze przekazywanie dokumentów sprzedażowych i magazynowych, zapewniając optymalizację procesu sprzedaży oraz minimalizację błędów przy wystawianiu dokumentów handlowych,
zautomatyzowanie generowania dokumentów handlowych i zarządzania danymi w tym obszarze,
szybsze rozliczanie dokumentów dzięki połączeniu z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym, eliminując jednocześnie namnażanie wydruków,
w miarę potrzeb i możliwości firmy – opcja płynnego dodania kolejnych rozwiązań, modułów oprogramowania enova365, które będą zintegrowane z systemem.

Potrzebowaliśmy systemu, który mógłby sprawnie współpracować z dotychczas stosowanym w naszej firmie oprogramowaniem – do zarządzania sprzedażą i do księgowości. Dzięki elastyczności enova365 i współpracy z zespołem XLE możliwe było wdrożenie dodatkowego rozwiązania do integracji z programem ClickUp.

Paweł Tryzno, Prezes Zarządu Lentimax Tryzno Sp. K.